Số điện thoại:
090 750 1000
Cách sử dụng máy pos cầm tay
Máy POS cầm tay, với sự linh hoạt và tiện lợi, đang dần thay thế các hình thức thanh toán truyền thống, mang lại trải nghiệm mua sắm hiện đại và chuyên nghiệp cho khách hàng, đồng thời giúp chủ cửa hàng quản lý kinh doanh hiệu quả hơn. Bài viết này Nasys sẽ cung cấp một cái nhìn toàn diện về các loại máy POS cầm tay phổ biến, hướng dẫn sử dụng chi tiết từng loại máy POS cầm tay từ máy POS chuyên dụng cho tới máy POS các ngân hàng Vietcombank, ACB, BIDV, Sacombank, TPbank, MBbank v..v... và đưa ra những tiêu chí giúp bạn lựa chọn thiết bị POS phù hợp nhất với mô hình kinh doanh của mình.
Đôi lời về máy Pos cầm tay? Nguyên nhân tại sao nó quan trọng?
Máy POS (Point of Sale) cầm tay là thiết bị điện tử nhỏ gọn, cho phép các đơn vị kinh doanh chấp nhận thanh toán thẻ (ATM, Visa, Mastercard, JCB...), thanh toán qua mã QR, hoặc ví điện tử một cách nhanh chóng và an toàn ngay tại điểm bán hàng hoặc bất cứ đâu.
Sự quan trọng của máy POS cầm tay trong kinh doanh hiện đại là không thể phủ nhận:
- Tăng tính chuyên nghiệp: Tạo ấn tượng tốt với khách hàng về một doanh nghiệp hiện đại, bắt kịp xu hướng.
- Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Thanh toán nhanh chóng, tiện lợi, không cần mang nhiều tiền mặt.
- Mở rộng tệp khách hàng: Tiếp cận được nhóm khách hàng ưa chuộng thanh toán không tiền mặt.
- Giảm thiểu rủi ro: Hạn chế việc thất thoát tiền mặt, tiền giả, lây bệnh.
- Quản lý doanh thu hiệu quả: Giao dịch được ghi nhận tự động, dễ dàng đối soát, theo dõi.
- Linh hoạt tối đa: Đặc biệt hữu ích cho các mô hình kinh doanh cần di chuyển nhiều (giao hàng, bán hàng tại hội chợ, sự kiện...).
Các loại máy Pos cầm tay phổ biến hiện nay
Thị trường máy POS cầm tay rất đa dạng. Các loại phổ biến nhất và dùng nhiều nhất là:
Máy POS Quẹt Thẻ ATM Cầm Tay (Máy POS truyền thống di động):
- Đặc điểm: Đây là dòng máy POS quen thuộc, thường có kích thước lớn hơn một chút so với các loại khác, tích hợp sẵn máy in hóa đơn, bàn phím vật lý và khe đọc thẻ từ, thẻ chip. Kết nối chủ yếu qua GPRS/3G/4G hoặc Wi-Fi, dây mạng.
- Chức năng chính: Chấp nhận thanh toán các loại thẻ ngân hàng (nội địa và quốc tế), in hóa đơn giấy ngay lập tức.
- Đối tượng sử dụng: Các cửa hàng bán lẻ, siêu thị mini, nhà hàng, quán ăn có quy mô vừa và lớn, cần sự ổn định và khả năng in hóa đơn trực tiếp.
Máy mPOS (Mobile POS):
- Đặc điểm: Thiết bị cực kỳ nhỏ gọn, thường không có máy in tích hợp (hoặc có loại có máy in mini). Máy mPOS kết nối không dây (Bluetooth) với điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng đã cài đặt ứng dụng thanh toán của nhà cung cấp.
- Chức năng chính: Chấp nhận thanh toán thẻ (quẹt, chạm). Hóa đơn thường được gửi qua email hoặc SMS.
- Đối tượng sử dụng: Các cửa hàng nhỏ lẻ, hộ kinh doanh cá thể, shipper, taxi, bán hàng online, các dịch vụ cần tính di động cao (spa tại nhà, sửa chữa tận nơi...).
Máy SmartPOS (POS Thông Minh):
- Đặc điểm: Là sự kết hợp giữa máy POS truyền thống và điện thoại thông minh. SmartPOS thường chạy trên hệ điều hành Android, có màn hình cảm ứng lớn, tích hợp máy in, camera quét mã vạch, và có thể cài đặt thêm nhiều ứng dụng phần mềm quản lý bán hàng, kho hàng, CRM...
- Chức năng chính: Đa năng, từ chấp nhận mọi hình thức thanh toán (thẻ, QR, ví điện tử, contactless), in hóa đơn, đến quản lý đơn hàng, tồn kho, khách hàng, chạy chương trình khuyến mãi...
- Đối tượng sử dụng: Các cửa hàng bán lẻ hiện đại, nhà hàng, quán cà phê trà sữa, chuỗi cửa hàng muốn tối ưu hóa quy trình vận hành và quản lý tập trung.
Điểm lưu ý nhỏ rằng: Máy POS cầm tay của ngân hàng (thường gọi là máy POS ngân hàng) là thiết bị chấp nhận thanh toán thẻ được cung cấp trực tiếp bởi các ngân hàng thương mại (như Vietcombank, BIDV, Agribank, MB, TPBank, Sacombank…).
Khác với các máy POS do công ty fintech hoặc đối tác độc lập cung cấp, máy POS ngân hàng do chính ngân hàng cấp, quản lý và hỗ trợ vận hành. Về mặt sử dụng và cách sử dụng thì hoàn toàn giống nhau, thông thường ngân hàng thường phân phát cho các điểm bán hàng - giao dịch là các mẫu máy POS cầm tay thông thường và trên mỗi máy đều có logo của ngân hàng đó và bill in ra đều có thương hiệu trên mỗi tờ bill.
Tham khảo ngay Máy POS cầm tay các loại giá bao nhiêu => https://nasys.vn/may-pos-tinh-tien-cam-tay-gia-re
Hướng dẫn sử dụng chi tiết từng loại máy Pos cầm tay
Mặc dù giao diện và một số thao tác có thể khác nhau tùy nhà cung cấp, nhưng quy trình cơ bản khá tương đồng.
Cách sử dụng máy Pos quẹt thẻ atm cầm tay:
Bắt đầu quá trình khởi động, kiểm tra máy:
- Nhấn giữ nút nguồn (thường là màu xanh lá hoặc có biểu tượng nguồn) để bật máy.
- Đảm bảo máy đã kết nối GPRS/3G/4G (có biểu tượng cột sóng) hoặc Wi-Fi. Pin cần đủ để hoạt động.
Bắt đầu quá trình giao dịch thanh toán:
Bước 1: Chọn chức năng "Thanh toán" (Sale/Payment) trên màn hình hoặc bàn phím
Bước 2: Nhập số tiền cần thanh toán. Kiểm tra kỹ số tiền trước khi xác nhận (thường là nút Enter màu xanh).
Bước 3: Yêu cầu khách hàng đưa thẻ: (nếu là Apple Pay chỉ cần đưa điện thoại lại gần máy là được)
- Thẻ từ (Magnetic Stripe): Quẹt thẻ vào khe đọc thẻ từ, mặt băng từ hướng xuống dưới.
- Thẻ chip (EMV Chip): Cắm thẻ vào khe đọc chip, mặt chip hướng lên, giữ nguyên thẻ trong suốt quá trình giao dịch.
- Thẻ Contactless (Chạm): Chạm nhẹ thẻ vào khu vực cảm biến trên máy.
Bước 4: Khách hàng nhập mã PIN (nếu được yêu cầu thường là các thẻ Napas).
Bước 5: Chờ máy xử lý giao dịch.
Bước 6: In hóa đơn: Máy sẽ in 2 liên hóa đơn nếu thành công.
Lưu ý: Nếu giao dịch thất bại nhưng tiền vẫn bị trừ, kiểm tra kết nối hoặc liên hệ ngân hàng hỗ trợ ngay. (Hoặc không ra hoá đơn thì xem lại hết giấy hay kẹt giấy).
Các chức năng khác:
- Hủy giao dịch (Void)
- Hoàn tiền (Refund)
- Tra cứu/In lại hóa đơn
- Kết toán cuối ngày (Settlement/Batch)
Hướng dẫn cách sử dụng máy mPos
Tiến hành triển khai kiểm tra và mở máy kết nối:
- Đảm bảo điện thoại/máy tính bảng đã cài đặt ứng dụng thanh toán của nhà cung cấp mPOS, có kết nối internet (Wi-Fi/3G/4G) và Bluetooth đang bật.
- Bật máy mPOS (thường có nút nguồn nhỏ).
- Mở ứng dụng trên điện thoại/máy tính bảng, thực hiện ghép nối (pairing) máy mPOS với thiết bị qua Bluetooth theo hướng dẫn của ứng dụng.
Bắt đầu quá trình giao dịch thanh toán với khách:
Bước 1: Mở ứng dụng thanh toán trên điện thoại/máy tính bảng. Chuyển sang tab "Thanh Toán".
Bước 2: Nhập thông tin đơn hàng (tên sản phẩm, số lượng) hoặc trực tiếp nhập số tiền cần thanh toán.
Bước 3: Chọn cách thanh toán bằng "Thẻ".
Bước 4: Yêu cầu khách hàng đưa thẻ: (nếu là Apple Pay chỉ cần đưa điện thoại lại gần máy là được)
- Quẹt thẻ từ: Tương tự máy POS truyền thống.
- Cắm thẻ chip: Tương tự máy POS truyền thống.
- Chạm thẻ Contactless: Chạm thẻ vào vị trí cảm biến trên máy mPOS.
Bước 5: Khách hàng nhập mã PIN (nếu được yêu cầu) trực tiếp trên bàn phím của máy mPOS hoặc đôi khi trên màn hình điện thoại/máy tính bảng (tùy loại mPOS).
Bước 6: Xác nhận giao dịch hiện thành công chưa. Khách hàng có thể được yêu cầu ký tên trực tiếp lên màn hình cảm ứng của điện thoại/máy tính bảng.
Bước 7: Sau khi giao dịch thành công, ứng dụng sẽ cho phép bạn gửi hóa đơn cho khách hàng qua email hoặc SMS. Một số máy mPOS có tích hợp máy in mini để in hóa đơn giấy.
Các chức năng khác:
- Tương tự máy POS truyền thống (hủy, hoàn tiền, tra cứu), các thao tác này đều được thực hiện thông qua ứng dụng trên điện thoại/máy tính bảng.
- Quản lý đơn hàng, báo cáo doanh thu thường được tích hợp sẵn trong ứng dụng.
Hướng dẫn cách sử dụng máy Smart Pos
Bắt đầu kiểm tra và khởi động máy:
- Nhấn, bấm nút nguồn để bật máy.
- Tiến hành kết nối Wi-Fi hoặc lắp SIM 3G/4G.
- Đăng nhập vào tài khoản được nhà cung cấp khởi tạo.
- Tải và cài đặt các ứng dụng cần thiết (ứng dụng bán hàng, quản lý kho, thanh toán...) từ kho ứng dụng của nhà cung cấp hoặc Google Play Store (nếu được hỗ trợ).
Bắt đầu quá trình giao dịch thanh toán với khách:
Bước 1: Mở ứng dụng bán hàng/thanh toán trên màn hình cảm ứng.
Bước 2: Chuyển sang tab đơn hàng. Có thể chọn sản phẩm từ danh mục có sẵn, quét mã vạch sản phẩm bằng camera tích hợp, hoặc nhập số tiền trực tiếp.
Bước 3: Chọn phương thức thanh toán (Thẻ tín dụng, Thẻ ATM, QR Code, Ví điện tử...).
Bước 4: Thực hiện thao tác với thẻ:
- Quẹt thẻ từ, cắm thẻ chip, chạm thẻ contactless tương tự như máy POS truyền thống, nhưng các hướng dẫn sẽ hiển thị trực quan trên màn hình cảm ứng.
Bước 5: Khách hàng nhập mã PIN (nếu cần) trên bàn phím ảo hoặc bàn phím vật lý (nếu có).
Bước 6: Xác nhận và in hóa đơn. Máy SmartPOS thường tích hợp sẵn máy in, hóa đơn sẽ được in ra. Có thể tùy chọn gửi hóa đơn điện tử.
Tính năng đặc biệt chỉ có ở Smart Pos:
- Quản lý sản phẩm, tồn kho: Thêm mới, chỉnh sửa, theo dõi số lượng hàng hóa.
- Quản lý khách hàng (CRM): Lưu thông tin khách, lịch sử mua hàng, tạo chương trình khách hàng thân thiết.
- Báo cáo doanh thu chi tiết: Theo ngày, tuần, tháng, sản phẩm, nhân viên...Order tại bàn (cho nhà hàng, quán cà phê): Nhân viên dùng SmartPOS để ghi nhận order của khách ngay tại bàn, thông tin được chuyển thẳng đến bếp hoặc quầy pha chế.
- Tích hợp các dịch vụ khác: Nạp tiền điện thoại, thanh toán hóa đơn điện nước...
Tiêu chí lựa chọn máy Pos cầm tay phù hợp với từng mô hình kinh doanh
Việc lựa chọn đúng loại máy POS sẽ giúp tối ưu chi phí và hiệu quả hoạt động.
Hộ kinh doanh cá thể, bán hàng vỉa hè, giao hàng, dịch vụ tận nơi (thợ sửa ống nước, shipper...), taxi:
- Ưu tiên: Máy mPOS.
- Lý do: Nhỏ gọn, chi phí đầu tư thấp, dễ mang theo, kết nối linh hoạt với điện thoại. Không yêu cầu cao về in hóa đơn giấy.
Cửa hàng tạp hóa nhỏ, quán ăn nhỏ, shop thời trang nhỏ:
- Lựa chọn: Máy mPOS (có thể kèm máy in Bluetooth nếu cần) hoặc Máy POS quẹt thẻ ATM cầm tay cơ bản.
- Lý do: Ngân sách vừa phải, cần chấp nhận thanh toán thẻ phổ thông. mPOS vẫn là lựa chọn tiết kiệm, trong khi POS truyền thống cho cảm giác "chuyên nghiệp" hơn với hóa đơn in sẵn.
Cửa hàng bán lẻ quy mô vừa (siêu thị mini, cửa hàng tiện lợi, shop mỹ phẩm, hiệu sách):
- Lựa chọn: Máy POS quẹt thẻ ATM cầm tay hoặc Máy SmartPOS.
- Lý do: Cần sự ổn định, khả năng in hóa đơn nhanh. SmartPOS sẽ là lợi thế nếu muốn quản lý tồn kho, nhân viên, và tích hợp các chương trình khuyến mãi.
Mô hình Nhà hàng, quản lý bán quán cà phê trà sữa, quán bar-club-pub:
- Ưu tiên: Máy SmartPOS.
- Lý do: SmartPOS cho phép order tại bàn, in phiếu chế biến xuống bếp/bar, quản lý bàn, thanh toán linh hoạt tại bàn. Tích hợp phần mềm quản lý nhà hàng chuyên dụng.
Mô hình quản lý Chuỗi cửa hàng, siêu thị lớn, doanh nghiệp có nhiều điểm giao dịch:
- Ưu tiên: Hệ thống SmartPOS đồng bộ.
- Lý do: Cần giải pháp toàn diện, quản lý tập trung dữ liệu bán hàng, tồn kho, khách hàng từ nhiều chi nhánh. SmartPOS cung cấp khả năng tùy biến và tích hợp cao với các hệ thống quản trị doanh nghiệp (ERP).
Những tính năng có thể cần có:
- Chi phí: Bao gồm phí mua/thuê máy, phí giao dịch (MDR), phí duy trì hàng tháng.
- Loại thẻ chấp nhận: Đảm bảo máy hỗ trợ các loại thẻ phổ biến mà khách hàng của bạn sử dụng.
- Tính năng mở rộng: Quét mã QR, thanh toán Contactless, tích hợp phần mềm quản lý...
- Dịch vụ hỗ trợ: Chính sách bảo hành, hỗ trợ kỹ thuật từ nhà cung cấp.
- Kết nối: Wi-Fi, 3G/4G, Bluetooth - tùy thuộc vào điều kiện tại điểm bán.
- Bảo mật: Đảm bảo máy đạt các tiêu chuẩn bảo mật quốc tế (PCI DSS).
=> Địa chỉ mua máy POS cầm tay uy tín HCM https://nasys.vn/dia-chi-mua-may-pos-cam-tay-tphcm
Lợi ích vượt trội khi đầu tư máy pos cầm tay
- Tăng doanh thu: Không bỏ lỡ khách hàng không mang đủ tiền mặt.
- Cho khách hàng trải nghiệm thương hiệu cao cấp, chuyên nghiệp, chuẩn quốc tế.
- Tối ưu vận hành: Thanh toán nhanh hơn, giảm thời gian chờ đợi.
- Quản lý chính xác: Đối soát giao dịch dễ dàng, tránh sai sót.
- An toàn hơn: Giảm rủi ro liên quan đến tiền mặt.
Máy POS cầm tay không còn là một thiết bị xa xỉ mà đã trở thành một công cụ thiết yếu cho mọi mô hình kinh doanh trong thời đại số. Việc hiểu rõ các loại máy, cách sử dụng và tiêu chí lựa chọn phù hợp sẽ giúp bạn đưa ra quyết định đầu tư thông minh, từ đó nâng cao năng lực cạnh tranh, cải thiện trải nghiệm khách hàng và thúc đẩy sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp của mình.
Hãy bắt đầu tìm hiểu và lựa chọn chiếc máy POS cầm tay phù hợp ngay hôm nay để không bỏ lỡ những lợi ích to lớn mà công nghệ thanh toán hiện đại mang lại!
