Số điện thoại:
090 750 1000
Máy POS cầm tay dùng giấy in gì?
Trong thời đại công nghệ số, máy POS cầm tay đã trở thành một công cụ không thể thiếu trong các hoạt động kinh doanh, từ cửa hàng bán lẻ, nhà hàng, quán cà phê cho đến các dịch vụ giao hàng. Sự tiện lợi, nhỏ gọn và khả năng tích hợp nhiều tính năng giúp máy POS cầm tay tối ưu hóa quy trình thanh toán và quản lý. Tuy nhiên, một trong những vấn đề thường gặp và cần được quan tâm là việc sử dụng và thay thế giấy in bill. Bài viết Nasys Software này sẽ cung cấp thông tin toàn diện về Máy POS cầm tay dùng giấy in gì?, tầm quan trọng của việc chọn đúng giấy, tiêu chí đánh giá chất lượng giấy, cũng như hướng dẫn chi tiết cách thay giấy và xử lý khi máy bị kẹt giấy.
=> Mua máy POS giá rẻ ngay đây https://nasys.vn/may-pos-tinh-tien-cam-tay-gia-re
Giới thiệu các dòng máy POS cầm tay hiện nay
Máy POS cầm tay (Point of Sale) là thiết bị điện tử di động được sử dụng để xử lý các giao dịch thanh toán và in hóa đơn tại điểm bán hàng. Sự phát triển của công nghệ đã cho ra đời nhiều dòng máy POS cầm tay với đa dạng tính năng và thiết kế, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường.
Máy POS cầm tay truyền thống (Basic Handheld POS):
- Đặc điểm: Thiết kế đơn giản, chủ yếu tập trung vào chức năng thanh toán thẻ và in hóa đơn cơ bản
- Đối tượng sử dụng: Các cửa hàng nhỏ, hộ kinh doanh cá thể cần giải pháp thanh toán nhanh gọn.
Máy POS cầm tay thông minh (Smart Handheld POS / Android POS):
- Đặc điểm: Chạy trên hệ điều hành Android, màn hình cảm ứng lớn, tích hợp nhiều tính năng như quét mã vạch, quản lý kho, quản lý đơn hàng, kết nối Wifi, 4G, Bluetooth. Nhiều máy có camera để quét mã QR hoặc chụp ảnh sản phẩm
- Ưu điểm: Linh hoạt, đa năng, có thể cài đặt các ứng dụng quản lý bán hàng chuyên biệt.
- Thương hiệu phổ biến: Sunmi (V2, V2 Pro, P2), iMin (M2, D1), Ocha POS, KiotViet POS...
Máy POS cầm tay chuyên dụng cho ngành F&B:
- Đặc điểm: Thiết kế nhỏ gọn, dễ cầm nắm, có thể tích hợp phần mềm order trên điện thoại, gửi yêu cầu xuống bếp, và in bill tạm tính.
- Ưu điểm: Tối ưu hóa quy trình phục vụ trong nhà hàng, quán ăn.
Với nhiều dòng máy đa dạng này, các doanh nghiệp - cửa hàng dễ dàng đưa ra quyết định "chân ái" cho cửa hàng của mình. Tuy nhiên, dù thuộc dòng nào, hầu hết các máy POS cầm tay có chức năng in bill đều sử dụng một loại giấy in chuyên dụng.
Máy POS cầm tay dùng giấy gì đúng và chính xác nhất?
Hầu hết các máy POS cầm tay hiện nay đều sử dụng giấy in nhiệt (hay còn gọi là giấy cảm nhiệt, giấy in bill K57, giấy in hóa đơn nhiệt).
Những đặc điểm của giấy in nhiệt là:
Nguyên lý hoạt động: Giấy in nhiệt được phủ một lớp hóa chất đặc biệt. Khi đầu in nhiệt của máy POS tác động nhiệt lên bề mặt giấy, lớp hóa chất này sẽ chuyển màu (thường là màu đen) để tạo ra hình ảnh, chữ viết mà không cần sử dụng mực in (ink ribbon) như các loại máy in kim truyền thống.
Kích thước phổ biến cho máy POS cầm tay:
- Khổ K57 (57mm): Đây là kích thước giấy in nhiệt phổ biến nhất cho các dòng máy POS cầm tay. Chiều rộng cuộn giấy có kích thước là 57mm. Đường kính cuộn giấy có thể thay đổi (ví dụ: 30mm, 38mm, 45mm) tùy thuộc vào thiết kế khay chứa giấy của từng model máy.
- Khổ K80 (80mm): Loại giấy này thường dùng cho các máy POS để bàn có kích thước lớn hơn, máy in bill độc lập trong siêu thị, nhà hàng lớn. Rất hiếm máy POS cầm tay sử dụng khổ giấy này do kích thước máy sẽ cồng kềnh.
Tại sao lại là giấy in nhiệt?
- Tiết kiệm chi phí: Không cần mua và thay thế ruy băng mực, giảm chi phí vận hành.
- Tốc độ in nhanh: Công nghệ in nhiệt cho phép in hóa đơn nhanh chóng, phục vụ khách hàng hiệu quả hơn.
- Ít tiếng ồn: Máy in nhiệt hoạt động êm ái hơn nhiều so với máy in kim.
- Thiết kế máy nhỏ gọn: Do không cần khoang chứa mực, máy in nhiệt có thể được thiết kế nhỏ gọn, phù hợp với tính di động của máy POS cầm tay.
- Bảo trì đơn giản: Ít bộ phận chuyển động hơn máy in kim nên ít hỏng hóc và dễ bảo trì hơn.
Các tên gọi khác của giấy in nhiệt dùng cho máy POS cầm tay:
- Giấy in bill K57
- Giấy in hóa đơn K57
- Giấy cảm nhiệt K57
- Giấy thermique K57
- Giấy in bill cho máy POS mini
Khi mua giấy, bạn cần lưu ý đến thông số chiều rộng (width) và đường kính cuộn (roll diameter) để đảm bảo tương thích với máy POS cầm tay của mình. Để dễ dàng thì các thông số hay ghi trên hộp ngoài hoặc trong tờ giấy hướng dẫn chi tiết.
Xem thêm Máy POS loại nào không cần giấy phép kinh doanh? cần giấy tờ gì?
Tại sao phải chọn đúng giấy đúng khổ với máy POS cầm tay?
Việc lựa chọn đúng loại giấy và đúng kích thước khổ giấy là vô cùng quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất hoạt động và tuổi thọ của máy POS cầm tay.
Đảm bảo chất lượng in ra tuyệt vời:
- Giấy đúng loại (giấy nhiệt): Nếu sử dụng giấy thường (không phải giấy nhiệt), máy sẽ không thể in ra bất kỳ nội dung gì vì không có lớp hóa chất cảm nhiệt để phản ứng với đầu in.
Giấy đúng khổ (K57):
- Nếu giấy quá rộng: Không thể lắp vừa vào khay chứa giấy, hoặc nếu cố gắng nhét vào có thể làm hỏng cơ cấu máy.
- Nếu giấy quá hẹp: Giấy có thể bị lệch trong quá trình in, gây ra tình trạng kẹt giấy, nội dung in bị lệch hoặc không đầy đủ.
Hạn chế hư hỏng máy POS:
- Sử dụng giấy không đúng tiêu chuẩn, giấy có bề mặt thô ráp, nhiều bụi giấy có thể làm xước hoặc bám bẩn đầu in nhiệt, làm giảm chất lượng bản in và tuổi thọ đầu in.
- Giấy quá dày hoặc quá mỏng so với thiết kế của máy cũng có thể gây áp lực không đều lên các trục cuốn, bánh răng, dẫn đến kẹt giấy thường xuyên và hao mòn máy nhanh hơn.
Giúp tăng tuổi thọ máy, hiệu suất đạt tốt nhất:
- Giấy chuẩn giúp máy hoạt động trơn tru, tốc độ in ổn định, không bị gián đoạn bởi các sự cố kẹt giấy hay in lỗi.
- Cuộn giấy có đường kính phù hợp giúp tận dụng tối đa không gian khay chứa, tránh việc phải thay giấy quá thường xuyên.
Tạo ấn tượng chuyên nghiệp:
- Hóa đơn được in rõ ràng, sắc nét trên giấy chất lượng tốt sẽ tạo ấn tượng chuyên nghiệp với khách hàng.
Tóm lại, việc chọn đúng giấy không chỉ là để máy in được, mà còn là để bảo vệ thiết bị, đảm bảo công việc kinh doanh diễn ra suôn sẻ và duy trì hình ảnh chuyên nghiệp.
Tiêu chí nào để đánh giá giấy máy POS cầm tay chất lượng?
Không phải loại giấy in nhiệt K57 nào cũng có chất lượng như nhau. Để chọn được giấy tốt, đảm bảo độ bền cho máy và chất lượng hóa đơn, bạn cần xem xét các tiêu chí sau:
Chất liệu bề mặt giấy (Paper Surface Coating):
- Bề mặt giấy phải láng mịn, đều màu, không có chấm đen hay tạp chất.
- Lớp phủ hóa chất cảm nhiệt phải đồng đều trên toàn bộ bề mặt để đảm bảo chữ in ra sắc nét, không bị đứt quãng hay mờ nhòe.
Độ nhạy nhiệt và độ sắc nét (Thermal Sensitivity & Sharpness):
- Giấy chất lượng tốt sẽ có độ nhạy nhiệt cao, cho phép in rõ nét ngay cả với nhiệt độ đầu in không quá cao, giúp bảo vệ đầu in.
- Chữ in ra phải đen đậm, rõ ràng, dễ đọc.
Độ bền hình ảnh (Image Durability):
- Nội dung in trên giấy phải có khả năng giữ màu tốt theo thời gian, không bị phai mờ nhanh chóng khi tiếp xúc với ánh sáng, nhiệt độ, hoặc độ ẩm.
- Một số loại giấy cao cấp có thêm lớp bảo vệ giúp tăng cường độ bền của chữ in.
Kích thước chuẩn và lõi giấy (Standard Size & Core):
- Chiều rộng giấy phải chính xác là 57mm.
- Cuộn giấy phải được cuốn chặt, đều, không bị xô lệch.
- Lõi giấy (thường bằng nhựa hoặc giấy cứng) phải có kích thước phù hợp, không quá to làm tốn diện tích giấy, cũng không quá nhỏ gây khó khăn khi lắp.
Ít bụi giấy (Low Paper Dust):
- Giấy chất lượng kém thường tạo ra nhiều bụi giấy trong quá trình sử dụng. Bụi giấy có thể bám vào đầu in, các trục cuốn và cảm biến, gây kẹt giấy, làm mờ bản in và giảm tuổi thọ máy.
Độ dày và độ dai của giấy (Paper Thickness & Tensile Strength):
- Giấy không nên quá mỏng (dễ rách, dễ kẹt) hoặc quá dày (khó cuốn, gây áp lực lên máy). Độ dày tiêu chuẩn thường là khoảng 65-75 gsm.
- Giấy cần có độ dai nhất định để không bị rách khi kéo hoặc khi máy tự động cắt (nếu có).
Xuất xứ và thương hiệu (Origin & Brand):
- Ưu tiên chọn giấy từ các nhà sản xuất hoặc nhà cung cấp uy tín, có thông tin rõ ràng về nguồn gốc xuất xứ. Các thương hiệu nổi tiếng thường đảm bảo chất lượng ổn định hơn. Ví dụ: Giấy Oji (Nhật Bản), Hansol (Hàn Quốc) thường được đánh giá cao.
Cách bảo quản giấy in:
- Giấy nên được đóng gói cẩn thận trong bao bì chống ẩm, chống ánh sáng để giữ được chất lượng tốt nhất trước khi sử dụng.
- Bằng cách kiểm tra các yếu tố trên, bạn có thể lựa chọn được loại giấy in nhiệt K57 tốt nhất cho máy POS cầm tay của mình, đảm bảo hoạt động hiệu quả và bền bỉ.
Cách thay giấy máy POS cầm tay đơn giản, nhanh chóng
Việc thay giấy cho máy POS cầm tay là một thao tác rất cơ bản và thường xuyên. Hầu hết các máy đều có quy trình tương tự nhau:
Các bước chuẩn bị:
- Chuẩn bị cuộn giấy in nhiệt K57 mới, đúng kích thước.
- Đảm bảo máy POS đang được bật hoặc ở chế độ sẵn sàng.
Các bước thực hiện:
Mở nắp ngăn/khay chứa giấy:
- Tìm vị trí lẫy hoặc nút mở khay chứa giấy. Thông thường, nó nằm ở phía trên hoặc bên cạnh khu vực giấy in ra.
- Nhẹ nhàng kéo lẫy hoặc nhấn nút để mở nắp khoang chứa giấy. Nắp sẽ bật ra hoặc có thể được nhấc lên.
Lấy lõi giấy cũ đã hết ra (nếu có):
- Nếu còn cuộn giấy cũ đã hết, hãy lấy phần lõi giấy ra khỏi khay.
Chuẩn bị cuộn giấy mới lắp vào:
Xé bỏ một đoạn giấy ở đầu cuộn (khoảng 5-10cm) để loại bỏ phần giấy có thể bị dính keo hoặc không phẳng do quá trình đóng gói.
- Quan trọng: Xác định đúng chiều đặt giấy. Giấy in nhiệt chỉ có một mặt cảm nhiệt (mặt có thể in được).
- Cách nhận biết mặt in: Mặt in thường láng bóng hơn mặt còn lại. Bạn có thể thử bằng cách dùng móng tay cào nhẹ lên bề mặt giấy, nếu thấy xuất hiện vệt đen thì đó là mặt in.
- Hướng đặt giấy: Đặt cuộn giấy vào khay sao cho khi giấy được kéo ra khỏi máy, mặt in sẽ ngửa lên trên (hướng về phía đầu in nhiệt của máy). Thông thường, giấy sẽ được kéo ra từ phía dưới của cuộn giấy khi đặt vào máy.
Đặt cuộn giấy mới vào ngăn chứa:
- Đặt cuộn giấy vào ngăn sao cho ngay ngắn, không bị nghiêng lệch.
- Kéo một đoạn giấy thừa ra khỏi máy (khoảng 2-3cm qua khe giấy ra).
Đóng nắp ngăn/khay chứa giấy:
- Đậy nắp ngăn giấy lại và ấn nhẹ cho đến khi nghe tiếng "cạch" hoặc cảm thấy nắp đã vào khớp chắc chắn. Hãy chắc chắn rằng , nắp được đóng kín hoàn toàn.
Kiểm tra:
- Hầu hết các máy POS sẽ tự động đẩy ra một đoạn giấy nhỏ hoặc bạn có thể nhấn nút "FEED" (nếu có) để đẩy giấy ra một đoạn, kiểm tra xem giấy đã được lắp đúng và chạy trơn tru chưa.
- Thực hiện một giao dịch in thử hoặc in lại hóa đơn gần nhất để đảm bảo máy in hoạt động bình thường và chất lượng in tốt.
Những lưu ý cần chú ý khi thay giấy:
- Thao tác nhẹ nhàng, tránh dùng lực mạnh có thể làm hỏng các bộ phận của máy.
- Luôn đảm bảo đặt giấy đúng chiều. Nếu đặt ngược, máy sẽ không in được.
- Không để giấy bị nhăn hoặc gấp nếp khi lắp vào.
Xem thêm: Hướng dẫn cách sử dụng máy pos cầm tay chi tiết
Hướng dẫn xử lý máy POS cầm tay bị kẹt giấy hiệu quả
Kẹt giấy dường như là một lỗi mà không máy POS nào không gặp phải. Sau đây cùng tìm hiểu nguyên nhân và cách sữa chữa sao cho hiệu quả:
Nguyên nhân, Lý do gây kẹt giấy:
Giấy không đạt chuẩn:
- Giấy in có bề mặt quá mỏng, quá dày, hoặc bề mặt không mịn.
- Giấy bị ẩm, nhăn nheo, hoặc gấp nếp.
- Sử dụng giấy không đúng khổ quy định.
Lắp giấy sai cách:
- Giấy bị lệch, bị cấn khi đặt vào ngăn chứa.
- Cuộn giấy bị đặt quá chặt hoặc quá lỏng.
Bụi bẩn hoặc có vật bị mắc kẹt:
- Bụi giấy tích tụ lâu ngày bên trong máy, bám vào trục cuốn, đầu in.
- Các mảnh vụn giấy nhỏ từ những lần kẹt trước, hoặc các dị vật nhỏ (như ghim kẹp) rơi vào khay giấy.
Đầu in hoặc trục cuốn bị mòn/hỏng:
- Vì dùng thời gian dài có thể các bộ phận bị bòn, giảm bộ bám, độ in.
- Đầu in bị bẩn hoặc trầy xước cũng có thể cản trở đường đi của giấy.
Nắp máy đóng không chặt, bị cấn, gờ kẹt:
- Nếu nắp khoang chứa giấy không được đóng kín hoàn toàn, giấy có thể không được giữ đúng vị trí và dễ bị kẹt.
Cách xử lý khi máy POS cầm tay bị kẹt giấy:
Tắt nguồn máy POS trước khi kiểm tra:
- Để đảm bảo an toàn và tránh làm hỏng thêm các bộ phận, bạn có thể tắt nguồn máy POS trước khi xử lý. Tuy nhiên, với nhiều máy POS cầm tay, việc mở nắp khoang giấy thường đã đủ an toàn.
Mở nắp ngăn/khay chứa giấy:
- Cẩn thận mở nắp ngăn/khay giấy như khi bạn thay giấy mới.
Xác định, truy vết vị trí kẹt giấy:
- Nhìn vào bên trong để xem giấy bị kẹt ở đâu: ngay đầu vào, tại trục cuốn, hay gần đầu in.
Lấy giấy bị kẹt một cách cẩn thận:
- Nguyên tắc vàng: Luôn kéo giấy ra theo chiều di chuyển tự nhiên của giấy khi in (thường là kéo về phía giấy ra). Không nên kéo ngược chiều hoặc giật mạnh.
- Dùng cả hai tay kéo nhẹ nhàng và từ từ phần giấy bị kẹt. Nếu giấy bị rách, cố gắng lấy hết các mảnh vụn ra khỏi máy.
- Nếu giấy bị kẹt sâu và khó lấy, bạn có thể dùng một chiếc nhíp (không quá sắc nhọn) để gắp nhẹ nhàng. Tuyệt đối không dùng các vật nhọn, cứng để chọc vào bên trong máy vì có thể làm hỏng đầu in hoặc các bộ phận nhạy cảm khác.
Kiểm tra và vệ sinh làm sạch:
- Sau khi lấy hết giấy kẹt, kiểm tra kỹ bên trong khoang giấy, các trục cuốn và khu vực đầu in xem còn sót mảnh giấy vụn hay bụi bẩn nào không.
- Có thể dùng cọ mềm, khô hoặc bình xịt khí nén (dùng cho thiết bị điện tử) để thổi sạch bụi bẩn.
Lắp lại giấy mới đúng cách:
- Lấy một cuộn giấy mới (hoặc cuộn đang dùng nếu còn tốt), đảm bảo giấy phẳng phiu, không nhăn.
- Lắp giấy vào máy theo đúng hướng dẫn đã nêu ở phần trên.
Đóng nắp cẩn thận và đúng gờ sau đó kiểm tra:
- Đóng chặt nắp khoang giấy.
- Bật lại máy (nếu đã tắt).
- Nhấn nút FEED hoặc in thử một hóa đơn để đảm bảo máy hoạt động trơn tru.
"Cầu cứu" kỹ thuật hỗ trợ khi nào:
- Dù đã thử và làm mọi cách nhưng vẫn không tìm ra nguyên nhân hay khắc phục được.
- Nếu tình trạng kẹt giấy xảy ra quá thường xuyên mặc dù đã sử dụng giấy tốt và lắp đúng cách (có thể máy đã bị hỏng phần cứng).
- Nếu bạn nghi ngờ có bộ phận nào đó bên trong máy bị gãy hoặc hư hỏng.
Máy POS cầm tay là một trợ thủ đắc lực trong kinh doanh hiện đại. Việc hiểu rõ máy POS cầm tay dùng giấy gì, tầm quan trọng của việc chọn đúng loại giấy, các tiêu chí đánh giá giấy chất lượng, cũng như nắm vững cách thay giấy và xử lý sự cố kẹt giấy sẽ giúp bạn tối ưu hóa hiệu quả sử dụng thiết bị, tiết kiệm chi phí, đảm bảo hoạt động kinh doanh luôn diễn ra suôn sẻ và chuyên nghiệp. Hãy luôn ưu tiên sử dụng giấy in nhiệt K57 chất lượng cao và thực hiện đúng các thao tác kỹ thuật để chiếc máy POS cầm tay của bạn hoạt động bền bỉ và hiệu quả nhất. Hy vọng bài viết này Nasys Software đã cung cấp những thông tin hữu ích cho bạn!
