Số điện thoại:
090 750 1000
Cách hoàn trả tiền, huỷ giao dịch trên máy POS cầm tay
Máy POS cầm tay là công cụ thanh toán không thể thiếu trong kinh doanh hiện đại. Tuy nhiên, trong quá trình giao dịch, đôi khi xảy ra sai sót như nhập sai số tiền, khách hàng đổi ý, hoặc giao dịch bị trùng lặp. Lúc này, việc biết cách hoàn trả tiền hoặc huỷ giao dịch trên máy POS cầm tay là vô cùng quan trọng để đảm bảo sự hài lòng của khách hàng và tính chính xác trong quản lý tài chính. Bài viết này Nasys Software sẽ hướng dẫn bạn các bước cơ bản và những lưu ý cần thiết.
Xem thêm: Máy quẹt thẻ atm cầm tay cho cửa hàng có mất phí không? giá bao nhiêu?
Khi nào cần hoàn tiền hoặc hủy giao dịch trên máy POS?
Có nhiều tình huống khiến bạn cần thực hiện thao tác hoàn tiền hoặc hủy giao dịch, bao gồm:
- Nhập sai số tiền thanh toán: Thanh toán số tiền cao hơn hoặc thấp hơn giá trị thực của đơn hàng.
- Khách hàng đổi ý mua hàng: Khách hàng quyết định không mua sản phẩm/dịch vụ sau khi đã thanh toán.
- Giao dịch bị lỗi hoặc trùng lặp: Hệ thống xử lý lỗi dẫn đến giao dịch bị trừ tiền nhiều lần.
- Sản phẩm/dịch vụ không đạt yêu cầu: Khách hàng muốn trả lại hàng do lỗi từ nhà cung cấp.
- Giao dịch nhầm thẻ: Khách hàng đưa nhầm thẻ hoặc muốn đổi phương thức thanh toán.
- Phân biệt Hủy giao dịch (Void) và Hoàn tiền (Refund) trên máy POS
Trước khi đi vào chi tiết, cần phân biệt rõ hai khái niệm này:
Hủy giao dịch (Void Transaction):
- Thường được thực hiện trong cùng ngày giao dịch, trước khi lô giao dịch được quyết toán (settlement) với ngân hàng.
- Giao dịch bị hủy sẽ không được xử lý và tiền sẽ không bị trừ (hoặc được hoàn lại rất nhanh) vào tài khoản của khách hàng.
- Quy trình thường đơn giản hơn hoàn tiền.
Hoàn tiền (Refund Transaction):
- Thường được thực hiện sau khi lô giao dịch đã được quyết toán (settlement) với ngân hàng, có thể là sau vài giờ hoặc sang ngày hôm sau.
- Tiền đã được trừ vào tài khoản khách hàng và sẽ được ngân hàng xử lý để trả lại. Quá trình này thường có thể mất 3-5 ngày làm việc.
- Thường yêu cầu thông tin chi tiết hơn về giao dịch gốc.
Xem thêm: Máy POS loại nào không cần giấy phép kinh doanh? cần giấy tờ gì?
Hướng dẫn chung cách HỦY GIAO DỊCH (VOID) trên máy POS cầm tay
Lưu ý: Giao diện và các bước cụ thể có thể khác nhau tùy theo từng loại máy POS (Ví dụ: SmartPOS, Ingenico, Verifone, PAX...) và ngân hàng cung cấp dịch vụ. Các bước lần lượt như sau:
Truy cập Menu: Trên màn hình chính của máy POS, tìm và chọn mục "Menu" hoặc các phím chức năng tương ứng.
Chọn chức năng Hủy Giao Dịch: Tìm tùy chọn có tên như "Hủy GD", "Void", "Transaction Void", "Quản lý GD", "Tra cứu GD"...
Nhập thông tin giao dịch cần hủy:
- Máy có thể yêu cầu bạn nhập Số hóa đơn (Invoice No.), Số tham chiếu (Trace No./STAN) của giao dịch gốc (thường có trên biên lai).
- Một số máy cho phép tra cứu lại các giao dịch gần nhất để chọn.
- Xác nhận thông tin: Máy sẽ hiển thị lại thông tin giao dịch cần hủy. Kiểm tra kỹ sau đó hãy xác nhận.
- Nhập mật khẩu (nếu có): Một số máy yêu cầu mật khẩu quản lý để thực hiện thao tác này.
- Xử lý và In biên lai: Máy sẽ kết nối và xử lý yêu cầu. Sau khi thành công, máy sẽ in ra biên lai hủy giao dịch. Hãy giữ lại một liên và đưa một liên cho khách hàng.
Hướng dẫn chung cách HOÀN TRẢ TIỀN (REFUND) trên máy POS cầm tay
Lưu ý: Tương tự như hủy giao dịch, các bước có thể thay đổi tùy dòng máy và ngân hàng.
Truy cập Menu: Trên màn hình chính, vào "Menu".
- Chọn chức năng Hoàn Tiền: Tìm tùy chọn có tên như "Hoàn tiền", "Refund", "Trả hàng"...
- Nhập thông tin giao dịch gốc (nếu yêu cầu): Một số máy yêu cầu nhập Số hóa đơn (Invoice No.), Số tham chiếu (Trace No./STAN), hoặc Mã chuẩn chi (Approval Code/Auth Code) của giao dịch gốc.
- Nhập số tiền cần hoàn: Nhập chính xác số tiền cần hoàn trả cho khách.
- Yêu cầu thẻ của khách hàng: Thông thường, bạn sẽ cần quẹt lại thẻ (thẻ từ), cắm thẻ (thẻ chip) hoặc chạm thẻ (contactless) của khách hàng vào máy POS để xác thực.
- Xác nhận thông tin: Kiểm tra lại số tiền, thông tin thẻ (4 số cuối) và xác nhận.
- Nhập mật khẩu (nếu có): Có thể cần mật khẩu quản lý.
- Xử lý và In biên lai: Máy POS sẽ xử lý giao dịch hoàn tiền và in biên lai. Lưu giữ cẩn thận.
Những lưu ý quan trọng khi thực hiện hoàn tiền, hủy giao dịch trên máy POS
Kiểm tra kỹ thông tin: Luôn xác minh số tiền, số hóa đơn, và các thông tin liên quan trước khi xác nhận để tránh sai sót.
Tham khảo hướng dẫn của từng loại máy: Mỗi dòng máy POS (SmartPOS Viettel, Vietcombank, Techcombank, VPBank, Ingenico, PAX, Verifone...) sẽ có quy trình và tên gọi các mục menu khác nhau. Hãy tham khảo sách hướng dẫn sử dụng đi kèm máy hoặc liên hệ đơn vị cung cấp máy POS.
Thời gian xử lý: Hủy giao dịch thường nhanh chóng. Hoàn tiền có thể mất từ vài giờ đến vài ngày làm việc (thậm chí lâu hơn tùy ngân hàng và loại thẻ) để tiền thực sự về lại tài khoản khách hàng. Trước mắt hay xin lỗi vì để khách đợi và thông báo rõ với khách hàng thời gian trong khoảng ước lượng thường gặp.
Lưu giữ hóa đơn: Luôn giữ lại các biên lai hủy giao dịch hoặc hoàn tiền để đối soát và giải quyết khiếu nại (nếu có).
Bảo mật: Cẩn trọng với các thao tác yêu cầu mật khẩu quản lý. Không chia sẻ mật khẩu này cho người không có thẩm quyền.
Phí (nếu có): Một số trường hợp hoàn tiền có thể phát sinh phí. Hãy kiểm tra với ngân hàng cung cấp dịch vụ POS của bạn.
Nếu không thể tự thực hiện trên máy POS thì làm thế nào?
Nếu bạn gặp khó khăn hoặc máy POS không có chức năng này một cách rõ ràng, hãy:
- Kiểm tra lại sách hướng dẫn sử dụng máy POS cầm tay.
- Liên hệ ngay với đơn vị cung cấp máy POS hoặc ngân hàng hỗ trợ dịch vụ thanh toán của bạn để được hướng dẫn cụ thể. Họ sẽ có quy trình riêng cho từng trường hợp.
Xem thêm: Máy POS có chức năng MOTO không? Đăng ký và thanh toán có mất phí?
FAQ hay gặp trong giao dịch hoàn trả - huỷ giao dịch với máy POS cầm tay:
Tôi có thể huỷ giao dịch sau bao lâu?
Thông thường, bạn chỉ có thể huỷ (void) giao dịch trong ngày. Sau khi kết ca/quy toán, bạn cần dùng chức năng hoàn tiền (refund).
Khách hàng thanh toán qua mã QR thì có hoàn tiền được không?
- Có thể, tuỳ thuộc vào ví điện tử (Momo, ZaloPay, ViettelPay…)
- Bạn cần vào phần lịch sử QR hoặc giao dịch ví, chọn Hoàn tiền
- Một số ví cần hoàn tiền qua cổng quản trị website chứ không trực tiếp trên POS
Hoàn tiền có bị mất phí không? và mất bao nhiêu?
Điều này phụ thuộc vào ngân hàng và nhà cung cấp dịch vụ. Thông thường:
- Huỷ giao dịch trong ngày (void): miễn phí
- Hoàn tiền (refund): có thể bị trừ phí xử lý
Tuy nhiên thường đa phần không mất phí và hoàn đầy đủ, và với mất phí thường chỉ vài chục nghìn mà thôi.
Tôi có cần in lại hóa đơn hoàn tiền không?
Có. Cả cửa hàng và khách hàng nên giữ bản sao để đối chiếu nếu cần.
Sau bao lâu tiền hoàn sẽ về tài khoản khách?
Khoảng 3 – 7 ngày làm việc, tuỳ vào ngân hàng phát hành thẻ của khách.
Máy báo lỗi khi hoàn tiền thì phải làm gì?
Kiểm tra lại:
- Kết nối mạng
- Pin máy
- Mã giao dịch
- Nếu vẫn lỗi, hãy liên hệ hotline hỗ trợ của nhà cung cấp POS
Việc nắm vững cách hoàn trả tiền và huỷ giao dịch trên máy POS cầm tay không chỉ giúp bạn xử lý các tình huống phát sinh một cách chuyên nghiệp mà còn góp phần nâng cao uy tín và sự tin tưởng của khách hàng. Hãy luôn cẩn trọng, tuân thủ đúng quy trình và đừng ngần ngại tìm sự hỗ trợ khi cần thiết.
