Số điện thoại:
090 750 1000
Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có bắt buộc không?
Trong bối cảnh công nghệ số bùng nổ và chính sách thuế ngày càng được hiện đại hóa, hóa đơn điện tử đã trở thành một phần không thể thiếu của hoạt động kinh doanh. Một hình thức đặc biệt đang thu hút sự quan tâm lớn là hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Vậy, loại Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là gì Có bắt buộc không? Cần chữ ký số không? Bài viết này Nasys sẽ cung cấp một cái nhìn toàn diện, giúp bạn nắm vững mọi khía cạnh quan trọng.
Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là gì?
Để hiểu rõ, chúng ta hãy "mổ xẻ" từng thuật ngữ:
Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là loại hóa đơn được lập dưới dạng dữ liệu điện tử, do tổ chức hoặc cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ tạo ra bằng máy tính tiền. Hóa đơn này có thể có hoặc không có mã của cơ quan thuế. Việc lập, ghi nhận thông tin, ký số hoặc ký điện tử đều được thực hiện bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn cũng có thể được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối và chuyển dữ liệu trực tiếp đến cơ quan thuế. (Theo Khoản 2, Điều 3, Nghị định 123/2020/NĐ-CP).
Máy tính tiền: Là thiết bị tích hợp phần mềm POS quản lý bán hàng tại các điểm bán lẻ, nhà hàng, khách sạn,... dùng để tính tiền, quản lý giao dịch và in hóa đơn (phiếu thanh toán) cho khách hàng.
Khởi tạo từ máy tính tiền: Nghĩa là hóa đơn điện tử này được tạo lập ngay tại thời điểm giao dịch phát sinh trên máy tính tiền có cài đặt phần mềm hóa đơn điện tử chuyên dụng.
Chung quy lại thì, Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là một loại hóa đơn điện tử được tạo lập, xuất và truyền dữ liệu trực tiếp từ máy tính tiền của người bán đến cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Điểm đặc trưng của loại hóa đơn này là nó được kết nối trực tuyến, đảm bảo dữ liệu giao dịch được cập nhật gần như tức thời cho cơ quan thuế.
Đặc điểm nhận diện của hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền:
Không nhất thiết có chữ ký số của người bán: Đây là một điểm khác biệt quan trọng sẽ được làm rõ ở phần sau.
Có mã của cơ quan thuế: Được cấp tự động và duy nhất cho từng hóa đơn, từng cửa hàng và từng chi nhánh (nếu chuỗi cửa hàng).
Dữ liệu được truyền liên tục: Thông tin giao dịch được gửi đến cơ quan thuế ngay sau khi hóa đơn được xuất, hoặc theo định kỳ tùy theo giải pháp của nhà cung cấp.
Thường áp dụng cho các mô hình kinh doanh bán lẻ trực tiếp đến người tiêu dùng: Như siêu thị, cửa hàng tiện lợi, nhà hàng, khách sạn, dịch vụ vui chơi giải trí, tiệm thuốc, v.v.
Theo quy định tại Điều 8 Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế đảm bảo các nguyên tắc sau:
- Hoá đơn xuất ra từ máy tính tiền sẽ kết nối và tự chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
- Không cần nhất thiết phải có chữ ký số.
- Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (hoặc tem, vé, thẻ) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.
Có bắt buộc việc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền không?
Đây là câu hỏi được nhiều doanh nghiệp, hộ kinh doanh quan tâm. Câu trả lời là: Có, đối với một số đối tượng nhất định, và đang được khuyến khích triển khai rộng rãi.
Cụ thể, theo quy định tại Điều 90 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 và Điều 8, Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, cùng với hướng dẫn chi tiết tại Thông tư 78/2021/TT-BTC:
Từ ngày 01/06/2025 thì Đối tượng bắt buộc (theo lộ trình): Các doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai, hoạt động trong các lĩnh vực bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng như:
- Trung tâm thương mại;
- Siêu thị;
- Bán lẻ hàng tiêu dùng;
- Mô hình ăn uống F&B;
- Nhà hàng, chuỗi cửa hàng thức ăn;
- Khách sạn;
- Bán lẻ thuốc tân dược;
- Dịch vụ vui chơi, giải trí;
- Và các dịch vụ khác.
Với vấn đề áp hoá đơn điện tử với các nhóm kinh doanh trên sẽ giúp phần nào chống thất thu và trốn thuế, triển khai kế hoạch quản lý chặt chẽ về thuế và phần nào tạo môi trường minh bạch trong nghĩa vụ của công dân. Lộ trình áp dụng đã được Tổng cục Thuế triển khai theo từng giai đoạn.
Đối tượng khuyến khích: Ngoài các đối tượng trên, Nhà nước khuyến khích tất cả các doanh nghiệp, hộ kinh doanh khác tự nguyện áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền nếu đáp ứng được điều kiện về hạ tầng công nghệ.
Đã và đang triển khai:
Tổng cục Thuế đã và đang triển khai chương trình hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo nhiều giai đoạn. Giai đoạn đầu tập trung vào một số địa phương lớn và các ngành nghề có lượng giao dịch lớn. Sau đó, chương trình được mở rộng ra toàn quốc.
Do đó, các doanh nghiệp, hộ kinh doanh thuộc nhóm đối tượng nêu trên cần chủ động tìm hiểu và cập nhật thông tin từ cơ quan thuế quản lý trực tiếp để nắm rõ thời điểm bắt buộc áp dụng đối với mình, tránh bị xử phạt do không tuân thủ.
Những lợi ích vượt trội khi dùng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Việc áp dụng hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền ngoài theo quy định pháp luật thì song cạnh đó là những lợi ích bất ngờ cho người bán, doanh nghiệp, chủ cửa hàng:
Đối với Doanh nghiệp/Hộ kinh doanh/Cửa hàng (Người bán):
Tiết kiệm chi phí:
- Chi phí in ấn, giấy mực: Loại bỏ hoàn toàn chi phí mua giấy in hóa đơn, mực in, bảo trì máy in hóa đơn truyền thống.
- Chi phí lưu trữ: Không cần không gian vật lý để lưu trữ hóa đơn giấy, giảm rủi ro thất lạc, hư hỏng.
- Chi phí vận chuyển: Không cần gửi hóa đơn giấy cho khách hàng ở xa.
- Chi phí nhân sự: Giảm thời gian và công sức của kế toán trong việc quản lý, kê khai hóa đơn.
Cải thiện hiệu quả thanh toán, thu ngân:
- Xuất hóa đơn nhanh chóng: Hóa đơn được tạo và xuất ngay tại thời điểm thanh toán, không làm khách hàng phải chờ đợi.
- Xử lý giao dịch tự động: Dữ liệu từ máy tính tiền được đồng bộ tự động lên hệ thống hóa đơn điện tử.
- Dễ dàng quản lý: Tra cứu, thống kê, báo cáo hóa đơn thuận tiện, chính xác trên phần mềm.
Chống gian lận, trốn thuế:
- Giảm rủi ro sai sót vì nhập liệu bằng tay, thủ công.
- Dữ liệu đồng bộ: Thông tin hóa đơn nhất quán giữa người bán, người mua và cơ quan thuế.
- Chống gian lận: Góp phần ngăn chặn việc sử dụng hóa đơn giả, hóa đơn khống.
Tạo cảm giác ấn tượng với khách hàng:
- Tiện lợi cho khách hàng: Khách hàng nhận hóa đơn điện tử qua email, SMS hoặc tra cứu trực tuyến, dễ dàng lưu trữ và sử dụng khi cần.
- Chuyên nghiệp hơn: Thể hiện sự hiện đại, minh bạch của doanh nghiệp.
- Tuân thủ quy định pháp luật: Đảm bảo thực hiện đúng các yêu cầu về hóa đơn, chứng từ của cơ quan thuế, tránh rủi ro bị phạt.
- Chủ động trong mọi giao dịch: Có thể xuất hóa đơn 24/7, kể cả ngoài giờ hành chính, ngày nghỉ, lễ Tết, miễn là có giao dịch phát sinh.
Đối với Người mua, Người tiêu dùng::
- Nhận hóa đơn nhanh chóng, tiện lợi: Không cần chờ đợi lấy hóa đơn giấy, có thể nhận ngay qua các kênh điện tử.
- Dễ dàng lưu trữ và tra cứu: Hóa đơn điện tử không bị rách, mất, mờ như hóa đơn giấy. Dễ dàng tìm lại khi cần đối chiếu, bảo hành, hoặc làm chứng từ chi phí.
- Ngẫu nhiên chương trình "Hóa đơn may mắn": Có cơ hội tham gia trúng thưởng khi Cục Thuế tổ chức nhằm khích lệ người tiêu dùn tham gia nghĩa vụ thuế.
- Đảm bảo quyền lợi: Hóa đơn điện tử là chứng từ hợp pháp để bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng.
Đối với Cơ quan Thuế:
- Quản lý thuế hiệu quả: Nắm bắt dữ liệu giao dịch theo thời gian thực, giúp quản lý doanh thu, chống thất thu thuế hiệu quả hơn.
- Hiện đại hóa công tác quản lý: Xây dựng cơ sở dữ liệu lớn về hóa đơn, phục vụ công tác phân tích, thanh tra, kiểm tra.
- Giảm thiểu gian lận thuế: Hạn chế tình trạng mua bán hóa đơn bất hợp pháp, khai khống chi phí.
- Tiết kiệm nguồn lực: Giảm tải công việc kiểm tra, đối chiếu hóa đơn thủ công cho cán bộ thuế.
Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền này có cần chữ ký số không?
Đây là một trong những điểm khác biệt lớn và là ưu điểm nổi bật của hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền so với các loại hóa đơn điện tử thông thường.
Theo quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và được hướng dẫn cụ thể tại Khoản 3, Điều 8 Thông tư 78/2021/TT-BTC:
Hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền đã đăng ký và có mã cơ quan thuế cấp thì KHÔNG BẮT BUỘC CÓ CHỮ KÝ SỐ trong mỗi hoá đơn vì sẽ tốn thời gian và rắc rối kèm theo (trừ những trường hợp tuỳ chỉnh từ người bán, doanh nghiệp muốn có kèm theo chữ ký).
Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (hoặc tem, vé, thẻ dưới dạng điện tử) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.
Như vậy, câu trả lời là: KHÔNG BẮT BUỘC.
Tuy nhiên, cần lưu ý:
Người bán vẫn có thể lựa chọn sử dụng chữ ký số: Nếu doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh vẫn muốn sử dụng chữ ký số của mình trên hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền thì vẫn được phép.
Trách nhiệm của người bán: Người bán phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin trên hóa đơn đã xuất.
Vai trò của nhà cung cấp dịch vụ (T-VAN): Các nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hạ tầng kỹ thuật, kết nối an toàn và truyền tải dữ liệu hóa đơn lên cơ quan thuế một cách đầy đủ, kịp thời.
Việc không bắt buộc chữ ký số người bán trên hóa đơn điện tử từ máy tính tiền là một bước tiến lớn, giúp đơn giản hóa thủ tục, tạo điều kiện thuận lợi tối đa cho các cơ sở kinh doanh bán lẻ, dịch vụ trong việc tuân thủ quy định về hóa đơn điện tử.
Những điều cần chuẩn bị để triển khai hóa đơn điện tử từ máy tính tiền:
Để triển khai thành công, doanh nghiệp/hộ kinh doanh cần:
Máy tính tiền có khả năng kết nối internet và cài đặt phần mềm: Đây là yêu cầu cơ bản. Nếu máy tính tiền hiện tại quá cũ, có thể cần nâng cấp hoặc thay thế. (Tham khảo dịch vụ bên Nasys để được tư vấn, lắp đặt miễn phí POS tận nơi).
Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín: Nhà cung cấp phải có giải pháp phần mềm tương thích, hỗ trợ kết nối dữ liệu với cơ quan thuế, và có dịch vụ hỗ trợ khách hàng tốt.
Thực hiện thao tác đăng ký: Tải mẫu, hoặc thao tác trực tiếp trên cổng trực truyến cơ quan thuế.
Đào tạo nhân viên: Hướng dẫn nhân viên bán hàng cách thao tác xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền.
Đảm bảo đường truyền internet ổn định: Để việc truyền dữ liệu hóa đơn không bị gián đoạn.
Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là một giải pháp công nghệ tiên tiến, mang lại nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp, người tiêu dùng và cơ quan quản lý nhà nước. Việc triển khai loại hóa đơn này không chỉ là xu thế tất yếu trong kỷ nguyên số mà còn là yêu cầu ngày càng cấp thiết từ phía cơ quan thuế nhằm nâng cao hiệu quả quản lý, chống thất thu và xây dựng một môi trường kinh doanh minh bạch, lành mạnh.
Đặc biệt, việc không bắt buộc chữ ký số của người bán trên loại hóa đơn này là một điểm cộng lớn, giúp đơn giản hóa quy trình và tăng tốc độ phục vụ tại các điểm bán lẻ. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định liên quan, lựa chọn đối tác cung cấp giải pháp phù hợp và chuẩn bị kỹ lưỡng về hạ tầng để quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
Qua chia sẻ trên từ Nasys hy vọng bài viết đã cung cấp không ít thông tin hữu ích, giúp bạn hiểu rõ hơn về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền và đừng ngần ngại liên hệ cho Nasys khi cần máy POS tính tiền tích hợp khởi tạo hoá đơn, kèm theo đó sự hỗ trợ từ chúng tôi về vấn đề này.
