Số điện thoại:
090 750 1000
Lập, Xuất hoá đơn thay thế có cần biên bản không?
Trong quá trình kinh doanh, việc xuất hoá đơn điện tử bị sai sót là điều khó tránh khỏi. Một trong những giải pháp hiệu quả để xử lý tình huống này là lập hoá đơn thay thế. Tuy nhiên, một câu hỏi lớn mà nhiều kế toán, đặc biệt là người mới, thường băn khoăn là: Lập, Xuất hoá đơn thay thế có cần biên bản không?
Bài viết này Nasys Software sẽ giải đáp cặn kẽ, cung cấp quy trình chuẩn và những lưu ý "vàng" giúp bạn tự tin xử lý nghiệp vụ này.
Nên biết => Cách kết nối máy in bill với máy tính laptop nhanh chóng, đơn giản
Hoá đơn thay thế là gì?
Hoá đơn thay thế là hoá đơn điện tử được lập ra để thay thế hoàn toàn cho một hoá đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế (hoặc hoá đơn không mã đã gửi cho người mua) nhưng bị phát hiện có sai sót.
Khi hoá đơn thay thế được phát hành, hoá đơn bị sai sót trước đó sẽ hết giá trị pháp lý và không được sử dụng để kê khai, hạch toán.
Các trường hợp sai sót thường gặp cần lập hoá đơn thay thế bao gồm:
- Sai tên công ty, địa chỉ, mã số thuế của người mua/người bán.
- Sai tên hàng hoá, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
- Sai thành tiền, tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán.
- Sai thuế suất GTGT.
Bạn nên tìm hiểu => Cách khắc phục máy in nhiệt bị mờ chữ mất nét ngay tại nhà
Quy trình lập - xuất hoá đơn thay thế chuẩn theo quy định mới
Quy trình này được hướng dẫn cụ thể tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Tuần tự từng bước thực hiện gồm:
Bước 1: Thoả thuận giữa người bán và người mua (quan trọng nhất)
Người bán và người mua cần trao đổi và đi đến thống nhất về việc hoá đơn đã lập có sai sót và sẽ tiến hành lập hoá đơn thay thế. Việc thoả thuận này có thể thực hiện qua email, tin nhắn, công văn hoặc lập một biên bản thoả thuận (chi tiết về biên bản sẽ được giải đáp ở phần sau).
Bước 2: Lập hoá đơn điện tử thay thế
Người bán tiến hành lập một hoá đơn điện tử mới trên phần mềm hoá đơn điện tử đang sử dụng. Hoá đơn này phải có đầy đủ các thông tin CHÍNH XÁC và có một dòng ghi chú đặc biệt:
"Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm..."
Lưu ý:
- Hoá đơn thay thế sẽ có số hoá đơn mới và ngày lập là ngày hiện tại, không phải ngày của hoá đơn cũ.
- Chữ ký số trên hoá đơn thay thế là chữ ký số của người bán tại thời điểm lập.
Bước 3: Gửi hoá đơn thay thế cho người mua
Sau khi hoàn tất và ký số, người bán gửi hoá đơn điện tử thay thế cho người mua như quy trình gửi một hoá đơn thông thường.
Bước 4: Nộp Thông báo sai sót (Mẫu 04/SS-HĐĐT) đến Cơ quan Thuế
Đây là bước BẮT BUỘC. Người bán phải lập Thông báo về hoá đơn điện tử có sai sót theo Mẫu 04/SS-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định 123 và gửi đến cơ quan thuế.
Thời hạn nộp: Chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh hoá đơn điện tử đã điều chỉnh/thay thế. Tuy nhiên, để tránh quên, bạn nên nộp ngay trong ngày lập hóa đơn thay thế hoặc ngày làm việc tiếp theo.
Trên Mẫu 04/SS-HĐĐT, bạn sẽ điền thông tin của hoá đơn BỊ SAI SÓT và chọn hình thức xử lý là "Thay thế".
Lập - Xuất hoá đơn thay thế có cần biên bản không?
Câu trả lời dứt khoát là:
KHÔNG BẮT BUỘC
Căn cứ theo Khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, quy định chỉ yêu cầu "người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập hóa đơn thay thế" mà không hề có quy định bắt buộc việc thỏa thuận này phải được lập thành "biên bản".
Sự thỏa thuận có thể được thể hiện bằng nhiều hình thức khác nhau như: email, tin nhắn Zalo, công văn, hoặc một cuộc điện thoại.
Tuy nhiên, tại sao nhiều doanh nghiệp vẫn lập biên bản?
Mặc dù không bắt buộc, việc lập "Biên bản thỏa thuận về việc lập hoá đơn thay thế" (hoặc tên gọi tương tự) là một thực hành được khuyến khích mạnh mẽ vì những lý do sau:
Là bằng chứng pháp lý vững chắc: Biên bản có chữ ký của cả hai bên là bằng chứng rõ ràng nhất về sự đồng thuận, tránh các tranh chấp sau này ("Tôi không đồng ý thay thế", "Tôi không biết về hoá đơn này",...).
Minh bạch với Cơ quan Thuế: Khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra, việc trình ra một biên bản thoả thuận rõ ràng sẽ giúp giải trình nhanh chóng và thuyết phục hơn.
Phục vụ công tác lưu trữ và kiểm soát nội bộ: Biên bản giúp bộ phận kế toán có đầy đủ hồ sơ, chứng từ cho một nghiệp vụ, dễ dàng đối chiếu và kiểm tra lại khi cần.
Chung quy lại thì: Về mặt pháp lý, bạn không bắt buộc phải lập biên bản. Nhưng để đảm bảo an toàn, minh bạch và chuyên nghiệp, bạn NÊN lập biên bản thỏa thuận.
Đừng bỏ qua => Máy POS cầm tay dùng giấy in gì? cách thay giấy và xử lý bị kẹt giấy chi tiết
Những lưu ý "vàng" khi lập hoá đơn thay thế để tránh rủi ro
Để quá trình xử lý diễn ra suôn sẻ, hãy ghi nhớ những điểm quan trọng sau:
Phân biệt rõ "Thay thế" và "Điều chỉnh":
Thay thế: Lập hoá đơn mới, huỷ bỏ hoàn toàn hoá đơn cũ. Áp dụng cho các sai sót nghiêm trọng về giá trị.
Điều chỉnh: Lập hoá đơn điều chỉnh (tăng/giảm) cho các nội dung sai sót. Cả hoá đơn gốc và hoá đơn điều chỉnh đều có giá trị. Thường áp dụng cho sai sót về tên, địa chỉ không ảnh hưởng đến số tiền. Việc lựa chọn hình thức nào cần dựa trên sự thoả thuận của hai bên.
Luôn ghi đúng dòng chữ "Thay thế cho hóa đơn mẫu... số...": Đây là dấu hiệu nhận biết quan trọng nhất của hoá đơn thay thế. Thiếu dòng chữ này, hoá đơn của bạn có thể bị coi là một hoá đơn mới hoàn toàn, dẫn đến xuất khống.
Kê khai thuế đúng kỳ:
Bên bán và bên mua: Sử dụng số liệu trên hoá đơn thay thế để kê khai thuế GTGT tại kỳ phát sinh hoá đơn thay thế.
Ví dụ: Hoá đơn sai lập tháng 5, hoá đơn thay thế lập tháng 6. Cả hai bên sẽ kê khai hoá đơn thay thế này vào tờ khai thuế GTGT của tháng 6 (hoặc Quý 2).
Tuyệt đối không hủy hoá đơn sai sót trên hệ thống: Hoá đơn đã phát hành bị sai chỉ có thể được xử lý bằng cách lập hoá đơn thay thế hoặc điều chỉnh. Bạn không được phép huỷ bỏ nó. Hoá đơn sai sót vẫn phải được lưu trữ để phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước.
Luôn nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT đúng hạn: Quên hoặc nộp chậm thông báo sai sót có thể khiến doanh nghiệp bị xử phạt hành chính.
Việc lập hoá đơn thay thế đã trở nên đơn giản hơn rất nhiều theo quy định mới. Mặc dù không bắt buộc phải có biên bản, việc lập một biên bản thỏa thuận vẫn là bước đi khôn ngoan để bảo vệ doanh nghiệp khỏi các rủi ro pháp lý tiềm ẩn.
Hy vọng bài viết của Nasys Software đã phần nào giúp ích được ccho bạn rõ ràng về quy trình lập hoá đơn thay thế. Hãy luôn tuân thủ đúng các bước: Thoả thuận -> Lập hoá đơn thay thế -> Gửi người mua -> Nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT để đảm bảo mọi nghiệp vụ đều chính xác và đúng luật.
