Hướng dẫn sử dụng

Phiếu muc hàng

Tổng  quan về tính năng:

Phiếu nhập mua hàng được sử dụng để ghi nhận việc nhận hàng hóa hoặc dịch vụ đã đặt mua từ nhà cung cấp, cập nhật thông tin vào hệ thống để phản ánh số lượng hàng hóa thực tế đã nhận.

Bước trước: Lập chứng từ đặt hàng.

Bước sau: Kiểm định chất lượng Bộ phận lập-> Bộ phận nhận hàng.

Đường dẫn đến tính năng:

KHO -> PHIẾU MUA HÀNG

Hình 1: Màn hình danh sách phiếu mua hàng

Bước 1: Sơ lượt các thông tin dữ liệu ngoài màn hình

Trong đó thông tin tìm kiếm “Bộ lọc”

1. Tìm kiếm thông tin số chứng từ mua hàng.
2. Ngày tạo đơn hàng: Từ ngày-> Ngày
3. Trạng thái đơn:
   1. Lưu tạm: Thông tin phiếu mua hàng chỉ được lưu nháp, Số liệu tồn kho chưa được nhập vào kho.
   2. Duyệt: Số liệu hàng hóa tồn kho đã được “Duyệt” và xử lý nhập vào kho.
4. Trạng thái kho
   1. Chưa nhập kho: Là trạng thái hàng hóa chưa được xử lý nhập kho, 

Trạng thái đơn “Lưu nháp” -> trạng thái kho “Chưa nhập kho

5. Trạng thái thanh toán
   1. Chưa thanh toán: là trạng thái đơn hàng chưa thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp.
   2. Thanh toán một phần: Là trạng thái đã thanh toán một phần tiền hàng cho nhà cung cấp.
   3. Đã thanh toán: là trạng thái đã thanh toán hoàn tất cho nhà cung cấp.

Thông tin các cột dữ liệu trên màn hình danh sách chứng từ:

1. Stt: Số thứ tự tăng tự động.
2. Mã chứng từ: Mã chứng từ sẽ được tự động phát sinh theo thông được setup từ cầu hình quy tắc đánh số chừng từ.
3. Mã nhà cung cấp:Thông tin được lấy từ thông tin nhà cung cấp là thông tin bắt buộc phải nhập.
4. Tên nhà cung cấp: Thông tin được lấy từ thông tin nhà cung cấp là thông tin bắt buộc phải nhập.
5. Ngày chứng từ: Là ngày tạo mới chứng từ mua hàng.
6. Ngày nhập kho: Là ngày nhập kho hàng hóa.
7. Tổng tiền hàng:Tổng tiền hàng chưa bao gồm thuế.
8. Tổng tiền hàng(VAT): Tổng tiền hàng đã bao gồm thuế. 
9. Trạng thái đơn: 2 trạng thái
   1. Lưu tạm.
   2. Duyệt đơn.
10. Trạng thái kho: 2 trạng thái
    1. Chưa nhập kho.
    2. Đã nhập kho.
11. Trạng thái thanh toán: có 3 trạng thái
    1. Chưa thanh toán.
    2. Thanh toán một phần.
    3. Đã thanh toán.
12. Người tạo: User login thực hiện tao tác tạo chứng từ.
13. Ghi chú: ghi chú thêm một số thông tin cho đơn hàng.
14. Hành động: Xem/Sửa/Xóa.

1. Xem: load lên popup màn hình chi tiết chứng từ, tất cả thông tin đều bị disable.
2. Sửa: Cho phép sửa đối với chứng từ “Lưu tạm”, chứng từ “Đã duyệt” không cho phép sửa.
3. Xóa: Cho phép xóa đối với chứng từ “Lưu tạm”, “chứng từ Đã duyệt” không cho phép xóa.

Các tính năng ngoài màn hình chứng từ:

Tạo mới: Khai báo mới chứng từ cho nhà cung cấp.

Duyệt: Duyệt chứng từ -> Hàng hóa sẽ được nhập vào kho chỉ định, hàng hóa sẽ được tăng tồn kho .

In: In chứng từ , có thể view nhiều chứng từ cùng 1 lúc.

Kết xuất excel: Kết xuất danh sách các chứng từ theo nhà cung cấp(dữ liệu thô)

Bước 2: Sơ lượt các thông tin dữ liệu màn hình tạo mới chứng từ

1. Thông tin nhà cung cấp: là thông tin bắt buộc phải nhập
2. Địa chỉ: Dữ liệu sẽ được lấy lên dựa vào thông tin nhà cung cấp.
3. Địa chỉ 2: Dữ liệu sẽ được lấy lên dựa vào thông tin nhà cung cấp.
4. Số điện thoại liên hệ: Dữ liệu sẽ được lấy lên dựa vào thông tin nhà cung cấp.
5. Di động: Dữ liệu sẽ được lấy lên dựa vào thông tin nhà cung cấp.
6. Ngày chứng từ: Là thời gian tạo mới phiếu mua hàng.
7. Ngày hết hạn: Là thời gian hết hạn giao hàng, là khoảng thời gian phải giao hàng được được thỏa thuận giữa người mua hàng và nhà cung cấp hàng hóa.
8. Ghi chú: Ghi chú thông tin liên quan đến phiếu mua hàng.
9. Nhân viên mua hàng: Nhân viên mua hàng, là nhân viên liên hệ trao đổi với bên nhà cung cấp.
10. Số phiếu giao hàng: Số phiếu giao nhận giữa người mua và nhà cung cấp.
11. VAT (Sử dụng VAT trên đơn hàng): Khi lựa chọn thuế theo đơn hàng, tất cả các sản phẩm sẽ tính thuế chung,dựa vào loại thuế được lựa chọn.
12. Người lập phiếu: User đăng nhập vào hệ thống tạo phiếu mua hàng.
13. Thời gian tạo phiếu: Thời gian tạo phiếu mua hàng.
14. Loại chứng từ: Phiếu mua hàng
15. Trạng thái đơn: có 3 trạng thái đơn hàng.
    1. Tạo mới: Là kho mở phiếu tạo mới thông tin một phiếu mua hàng.
    2. Lưu tạm: Là thao tác khi Enduser thực hiện “Lưu” trên hệ thống, khi tạo phiếu
    3. Duyệt: Là số liệu hàng hóa trên đơn hàng đã được nhập kho và tăng tồn.
16. Thông tin chi tiết “Thông tin hàng hóa”
    1. Stt: Thông tin số thứ tự, tự động tăng số lượng dòng mặt hàng hóa.
    2. Mã hàng: Mã SKU (Stock Keeping Unit) là một mã định danh duy nhất cho từng hàng hóa/dòng hàng hóa trong kho, giúp quản lý hàng hóa hiệu quả hơn.
    3. Tên hàng hóa: thể hiện tên mặt hàng.
    4. Số lượng: nhập số lượng của mặt hàng khi nhập hàng.
    5. Đơn vị tính: hiển thị dvt lưu kho của mặt hàng trong mục Hàng hóa & Nguyên vật liệu.
    6. Đơn giá: hiển thị đơn giá của mặt hàng khi nhập kho.
    7. Thành tiền: hiển thị tổng số tiền hàng trước thuế và chi phí = (Đơn vị tính * Đơn giá).
    8. Thành tiền VAT: hiển thị tổng số tiền hàng trước thuế và chi phí + Thuế.
    9. Số lô: Số lô (Batch Number/Lot Number) là một mã định danh được gán cho một lô hàng hóa cụ thể trong quá trình sản xuất, nhập kho hoặc phân phối. Mã này giúp truy xuất nguồn gốc, quản lý tồn kho và kiểm soát chất lượng sản phẩm.
    10. Ngày hết hạn: Ngày hết hạn (Expiry Date/EXP) là mốc thời gian cuối cùng mà sản phẩm còn được đảm bảo chất lượng, hiệu quả và an toàn để sử dụng. Sau ngày này, nhà sản xuất không còn chịu trách nhiệm về chất lượng sản phẩm.
17. Tạo mới phiếu mua hàng:

Khi Enduser thêm thông tin đầy đủ vào chứng từ mua hàng cần có.

Hệ thống sẽ hiển thị cho phép(Lưu tạm & Duyệt)

Lưu tạm : dữ liệu chưa hoàn thành và cần điều chỉnh thêm thông tin. Khi trạng thái đơn hàng là “Lưu tạm” thì đồng thời:

Thì trạng thái của kho”Chưa nhập kho”

Trạng thái thanh toán sẽ là”chưa thanh toán”

Đã duyệt: dữ liệu đã chắc chắn đúng theo nhu cầu tạo đơn hàng hóa -> Đồng thời hàng hóa sẽ được nhập và tăng tồn ở kho. Khi trạng thái chứng từ là” Đã duyệt” thì đồng thời:

Trạng thái của kho “Đã nhập kho”

Trạng thái thanh toán”Chưa thanh toán” “Đã thanh toán một phần” “Đã thanh toán”

Nếu chứng từ đã được xử lý thanh toán hoặc là thanh toán xong công nợ ->”Đã thanh toán”

2. Xem phiếu mua hàng:

Xem lại phiếu thông tin mua hàng

3. Sửa phiếu mua hàng:

Sửa phiếu mua hàng đối với những phiếu “Lưu tạm”

Không cho phép sửa đối với những phiếu “Đã duyệt”

4. Xóa phiếu mua hàng:

Những phiếu “Đã duyệt” không cho phép xóa

5. Thanh toán:

Thanh toán một phần hoặc thanh toán hết công nợ.

Như vậy, chúng ta đã hoàn thành phần hướng dẫn nghiệp vụ Phiếu mua hàng . Cảm ơn các bạn đã đọc bài hướng dẫn của Team NaSys chúng tôi và hẹn gặp lại trong những bài hướng dẫn sau.