Hướng dẫn sử dụng

Công nợ

0. Mục đích:

Công nợ là số tiền còn nợ (chưa thanh toán trả hết) lại của doanh nghiệp khi phát sinh thanh toán với một cá nhân hoặc tổ chức đối tác khác trong quá trình mua bán sản phẩm hàng hóa, dịch vụ…

Có hai loại công nợ chính đó là công nợ phải thu và công nợ phải trả, Nasys quản lý theo các loại công nợ sau:

• Công nợ khách hàng
• Công nợ nhà cung cấp

2. Điều kiện sử dụng:

Tài khoản người dùng được phân quyền chức năng.

3. Các bước thực hiện:

Bước 1: NSD truy cập “Hệ thống” thành công, chọn “Thu chi” à chọn “Công nợ”

Hình minh họa truy cập Công nợ

Hình minh họa danh sách Công nợ

Bước 2: NSD click vào mã cột “Mã công nợ” để xem chi tiết thông tin Công nợ

Hình minh họa xem chi tiết Công nợ

Bước 3: NSD click vào mã cột “Mã đơn” để xem chi tiết thông tin giao dịch

 

Hình minh họa xem chi tiết giao dịch

Bước 4: NSD click vào cột “Hành động” để xem chi tiết và thanh toán Công nợ

 

Hình minh họa xem chi tiết và thanh toán Công nợ

Bước 5: Tại popup “Thanh toán” ® NSD thực hiện nhập thông tin

Hình minh họa thanh toán Công nợ

Lưu ý: Những trường thông tin (*) người dùng bắt buộc phải nhập/chọn

1. “Phương thức thanh toán”: Chọn 1 trong 2 loại Tiền mặt hoặc Chuyển khoản. Mặc định là Tiền mặt
2. “Số tiền thanh toán”: Nhập số tiền mà Khách hàng, Nhà cung cấp trả cho doanh nghiệp
   1. Số tiền thanh toán >= Chưa thanh toán: Hoàn thành giao dịch nợ
   2. Số tiền thanh toán < Chưa thanh toán: Chưa hoàn thành nợ, giao dịch nợ ghi nhận vào lần thanh toán tiếp theo

Bước 6: Chọn “Lưu” để hoàn tất giao dịch

4. Bộ lọc danh sách Công nợ:

 

Hình minh họa truy cập Công nợ

• “Đối tượng”: Tìm kiếm theo thông tin tên Khách hàng, Nhà cung cấp
• “Mã đơn”: Tìm kiếm theo mã đơn hàng của Khách hàng, Nhà cung cấp
• “Chi nhánh”: Chọn chi nhánh cần xem thông tin Công nợ
• “Người tạo”: Chọn/Tìm kiếm người tạo đơn Công nợ
• “Tất cả”: Toàn bộ Công nợ theo đối tượng Khách hàng, Nhà cung cấp
• “Gần đến hạn”: Công nợ có thời gian phải thanh toán theo cấu hình của NSD
• “Quá hạn”: Công nợ vượt quá thời gian cần thanh toán
• “Hôm nay”: Công nợ có thời gian cần thanh toán hôm nay

 

0. 1. 1. 2. Công nợ khách hàng
1. Mục đích:

Ghi nhận thông tin nợ của Khách hàng với doanh nghiệp, theo dõi lịch sử thanh toán nợ của Khách hàng, doanh nghiệp

Để thực hiện ghi nhận thông tin giao dịch nợ cho Khách hàng, truy cập tại đây 

2. Điều kiện sử dụng:

Tài khoản người dùng được phân quyền chức năng

3. Các bước thực hiện:

Bước 1: NSD truy cập “Thu ngân”, chọn “Thanh toán” đơn hàng 

 

Hình minh họa ghi nhận Công nợ cho Khách hàng

Trường hợp ghi nhận Công nợ:

• Số tiền “Khách đưa” < “Tổng tiền thanh toán”: Ghi nhận nợ của khách hàng
  • Thời gian đáo hạn: Thời gian Khách hàng cam kết với doanh nghiệp để thanh toán nợ
    • Nhập số ngày à Ngày cụ thể hiển thị theo số ngày được nhập
    • Chọn ngày à Số ngày cụ thể hiển thị theo ngày được chọn
  • Ghi chú: Ghi chú thông tin cho giao dịch có nợ
• Số tiền “Khách đưa” >= “Tổng tiền thanh toán”: Hoàn thành thanh toán đơn hàng

Lưu ý: Khi thanh toán ghi nhận Công nợ, NSD cần chọn/tạo mới thông tin Khách hàng để lưu lại thông tin giao dịch với khách

Bước 2: Chọn “Thanh toán” để hoàn tất giao dịch

4. Các bước thực hiện thanh toán Công nợ:

Bước 1: NSD truy cập “Thu ngân”, chọn “Lịch sử đơn hàng” à tìm kiếm “Đơn hàng” cần thanh toán nợ và chọn “Thanh toán nợ” 

 

Hình minh họa ghi nhận Công nợ cho Khách hàng

Bước 2: Tại popup “Thanh toán nợ” ® NSD thực hiện nhập thông tin

 

Hình minh họa ghi nhận Công nợ cho Khách hàng

Lưu ý: Những trường thông tin (*) người dùng bắt buộc phải nhập/chọn

3. “Phương thức thanh toán”: Chọn 1 trong 2 loại Tiền mặt hoặc Chuyển khoản. Mặc định là Tiền mặt
4. “Số tiền thanh toán”: Nhập số tiền mà Khách hàng, Nhà cung cấp trả cho doanh nghiệp
   1. Số tiền thanh toán >= Chưa thanh toán: Hoàn thành giao dịch nợ
   2. Số tiền thanh toán < Chưa thanh toán: Chưa hoàn thành nợ, giao dịch nợ ghi nhận vào lần thanh toán tiếp theo

Bước 3: Chọn “Xác nhận” để hoàn thành giao dịch

0. 1. 1. 3. Công nợ nhà cung cấp
1. Mục đích:

Ghi nhận thông tin nợ của Nhà cung cấp với doanh nghiệp, theo dõi lịch sử thanh toán nợ của Nhà cung cấp, doanh nghiệp

Để thực hiện ghi nhận thông tin giao dịch nợ cho Nhà cung cấp, thực hiện ghi nhận qua 2 hình thức:

• Phiếu mua hàng
• Phiếu trả hàng

2. Điều kiện sử dụng:

Tài khoản người dùng được phân quyền chức năng

3. Các bước thực hiện:

Bước 1: NSD truy cập chi tiết phiếu à chọn “Thanh toán” à chọn “Ghi nợ” 

 

Hình minh họa ghi nhận Công nợ cho Nhà cung cấp

Trường hợp ghi nhận Công nợ:

• Số tiền “Khách đưa” < “Tổng tiền thanh toán”: Ghi nhận nợ của khách hàng
  • Thời gian đáo hạn: Thời gian Khách hàng cam kết với doanh nghiệp để thanh toán nợ
    • Nhập số ngày à Ngày cụ thể hiển thị theo số ngày được nhập
    • Chọn ngày à Số ngày cụ thể hiển thị theo ngày được chọn
  • Ghi chú: Ghi chú thông tin cho giao dịch có nợ
• Số tiền “Khách đưa” >= “Tổng tiền thanh toán”: Hoàn thành thanh toán đơn hàng

Bước 2: Chọn “Thanh toán” để hoàn tất giao dịch

 

Hình minh họa ghi nhận Công nợ cho Khách hàng

Lưu ý: Những trường thông tin (*) người dùng bắt buộc phải nhập/chọn

5. “Phương thức thanh toán”: Chọn 1 trong 2 loại Tiền mặt hoặc Chuyển khoản. Mặc định là Tiền mặt
6. “Số tiền thanh toán”: Nhập số tiền mà Khách hàng, Nhà cung cấp trả cho doanh nghiệp
   1. Số tiền thanh toán >= Chưa thanh toán: Hoàn thành giao dịch nợ
   2. Số tiền thanh toán < Chưa thanh toán: Chưa hoàn thành nợ, giao dịch nợ ghi nhận vào lần thanh toán tiếp theo

Bước 3: Chọn “Xác nhận” để hoàn thành giao dịch

0. 1. 1. 4. Cấu hình thông báo Công nợ
1. Mục đích:

Thông báo các Công nợ Khách hàng, Nhà cung cấp, doanh nghiệp gần đến hạn phải hoàn tất thanh toán

2. Điều kiện sử dụng:

Tài khoản người dùng được phân quyền chức năng

3. Các bước thực hiện:

Bước 1: NSD truy cập “Hệ thống” à chọn “Thông số chung” à chọn “Admin” à Kéo màn hình xuống tab “Thông báo”

 

Hình minh họa cấu hình thông báo Công nợ

Cấu hình thông báo:

•  “Thông báo công nợ đến hạn”: Dựa theo số ngày cấu hình của NSD, với các công nợ nằm trong khoảng thời gian so với thời gian đáo hạn sẽ có thông báo
•  “Lặp lại thông báo công nợ”: Thông báo sẽ lặp lại mỗi lần theo thời gian NSD cấu hình