Hướng dẫn sử dụng

Trả hàng nhà cung cấp

Tổng quan về tính năng

Phiếu trả hàng là một loại chứng từ dùng trong doanh nghiệp để ghi nhận việc trả lại hàng hóa cho nhà cung cấp vì các lý do như: hàng lỗi, giao sai, thừa số lượng, không đúng chất lượng yêu cầu, hoặc các thỏa thuận khác.

Đổi trả hàng với nhà cung cấp là phát sinh ngoài mong muốn, nhưng để đảm bảo chất lượng hàng hóa đến tay người tiêu dùng, cửa hàng vẫn phải thực hiện nghiệp vụ này và xử lý số liệu đổi trả hàng hóa một cách chính xác nhất. Tuy nhiên quá trình này luôn có nguy cơ gây thất thoát cao, do đó bạn cần có quy trình quản lý hàng hóa chặt chẽ và tối ưu.

Đường dẫn đến tính năng:

KHO -> PHIẾU TRẢ HÀNG NHÀ CUNG CẤP.

Hình 1: Màn hình danh sách phiếu trả hàng nhà cung cấp.

Bước 1: Sơ lượt các thông tin dữ liệu ngoài màn hình

Trong đó thông tin tìm kiếm “Bộ lọc”

1. Tìm kiếm thông tin số chứng từ .
2. Ngày tạo đơn hàng: Từ ngày-> Ngày
3. Trạng thái đơn:
   1. Lưu tạm: Thông tin chứng từ chỉ được lưu nháp, Số liệu tồn kho chưa được xuất kho.
   2. Duyệt: Số liệu hàng hóa tồn kho đã được “Duyệt” và xử lý xuất kho. Trả hàng lại cho nhà cung cấp.

Thông tin các cột dữ liệu trên màn hình danh sách chứng từ:

1. Stt: Số thứ tự tăng tự động.
2. Mã chứng từ: Mã chứng từ sẽ được tự động phát sinh theo thông được setup từ cầu hình quy tắc đánh số chừng từ.
3. Mã nhà cung cấp:Thông tin được lấy từ thông tin nhà cung cấp là thông tin bắt buộc phải nhập.
4. Tên nhà cung cấp: Thông tin được lấy từ thông tin nhà cung cấp là thông tin bắt buộc phải nhập.
5. Ngày chứng từ: Là ngày tạo mới chứng từ .
6. Ngày xuất kho: Là ngày xuất kho hàng hóa.
7. Kho-Chi nhánh: Là kho hàng xuất trả nhà cung cấp.
8. Tổng tiền hàng:Tổng tiền hàng chưa bao gồm thuế.
9. Tổng tiền hàng(VAT): Tổng tiền hàng đã bao gồm thuế. 
10. Trạng thái đơn: 2 trạng thái
    1. Lưu tạm.
    2. Duyệt đơn.
11. Trạng thái kho: 2 trạng thái
    1. Chưa xuất kho.
    2. Đã xuất kho.
12. Ghi chú: Nội dung thông tin phiếu trả hàng
13. Hành động: Xem/Sửa/Xóa.

1. Xem: load lên popup màn hình chi tiết chứng từ, tất cả thông tin đều bị disable.
2. Sửa: Cho phép sửa đối với chứng từ “Lưu tạm”, chứng từ “Đã duyệt” không cho phép sửa.
3. Xóa: Cho phép xóa đối với chứng từ “Lưu tạm”, “chứng từ Đã duyệt” không cho phép xóa.

14. Người tạo: User login thực hiện tao tác tạo chứng từ.
15. Ghi chú: ghi chú thêm một số thông tin cho đơn hàng.

Các tính năng ngoài màn hình chứng từ:

Tạo mới: Khai báo mới chứng từ trả hàng cho nhà cung cấp.

Duyệt: Duyệt chứng từ -> Hàng hóa sẽ được xuất khỏi kho chỉ định, hàng hóa sẽ được trừ kho .

In: In chứng từ phiếu trả hàng cho nhà cung cấp, có thể view nhiều chứng từ cùng 1 lúc.

Kết xuất excel: Kết xuất danh sách các chứng từ phiếu trả hàng cho nhà cung cấp(dữ liệu thô)

Bước 2: Sơ lượt các thông tin dữ liệu màn hình tạo mới chứng từ

1. Thông tin nhà cung cấp: là thông tin bắt buộc phải nhập
2. Địa chỉ: Dữ liệu sẽ được lấy lên dựa vào thông tin nhà cung cấp.
3. Địa chỉ 2: Dữ liệu sẽ được lấy lên dựa vào thông tin nhà cung cấp.
4. Số điện thoại liên hệ: Dữ liệu sẽ được lấy lên dựa vào thông tin nhà cung cấp.
5. Di động: Dữ liệu sẽ được lấy lên dựa vào thông tin nhà cung cấp.
6. Ngày chứng từ: Là thời gian tạo mới phiếu 
7. Ngày hết hạn: Là thời gian hết hạn giao hàng, là khoảng thời gian phải giao hàng được được thỏa thuận giữa người mua hàng và nhà cung cấp hàng hóa.
8. Ghi chú: Ghi chú thông tin liên quan đến chứng từ.
9. Nhân viên mua hàng: Nhân viên mua hàng, là nhân viên liên hệ trao đổi với bên nhà cung cấp.
10. Số phiếu giao hàng: Số phiếu giao nhận giữa người mua và nhà cung cấp.
11. VAT (Sử dụng VAT trên đơn hàng): Khi lựa chọn thuế theo đơn hàng, tất cả các sản phẩm sẽ tính thuế chung,dựa vào loại thuế được lựa chọn.
12. Người lập phiếu: User đăng nhập vào hệ thống tạo phiếu trả hàng.
13. Thời gian tạo phiếu: Thời gian tạo phiếu trả hàng.
14. Loại chứng từ: Phiếu trả hàng nhà cung cấp
15. Trạng thái đơn: có 3 trạng thái đơn hàng.
    1. Tạo mới: Là khi mở phiếu tạo mới thông tin chứng từ.
    2. Lưu tạm: Là thao tác khi Enduser thực hiện “Lưu” trên hệ thống, khi tạo phiếu
    3. Duyệt: Là số liệu hàng hóa trên đơn hàng đã được xuất kho và giảm tồn.
16. Thông tin chi tiết “Thông tin hàng hóa”
    1. Stt: Thông tin số thứ tự, tự động tăng số lượng dòng mặt hàng hóa.
    2. Mã hàng: Mã SKU (Stock Keeping Unit) là một mã định danh duy nhất cho từng hàng hóa/dòng hàng hóa trong kho, giúp quản lý hàng hóa hiệu quả hơn.
    3. Tên hàng hóa: thể hiện tên mặt hàng.
    4. Số lượng ct gốc: Lấy số lượng từ chứng từ gốc, phát sinh ở nghiệp vụ phiếu mua hàng.
    5. Số lượng tồn: Hệ thống hiển thị số lượng tồn kho hiện tại theo đúng chi nhánh hiện hữu.
    6. Số lượng trả: Là số lương cần trả lại cho nhà cung cấp/
    7. Đơn vị tính: hiển thị dvt lưu kho của mặt hàng trong mục Hàng hóa & Nguyên vật liệu.
    8. Đơn giá: hiển thị đơn giá của mặt hàng khi nhập kho.
    9. Thành tiền: hiển thị tổng số tiền hàng trước thuế và chi phí = (Đơn vị tính * Đơn giá).
    10. Thành tiền VAT: hiển thị tổng số tiền hàng trước thuế và chi phí + Thuế.
    11. Số lô: Số lô (Batch Number/Lot Number) là một mã định danh được gán cho một lô hàng hóa cụ thể trong quá trình sản xuất, nhập kho hoặc phân phối. Mã này giúp truy xuất nguồn gốc, quản lý tồn kho và kiểm soát chất lượng sản phẩm.
    12. Ngày hết hạn: Ngày hết hạn (Expiry Date/EXP) là mốc thời gian cuối cùng mà sản phẩm còn được đảm bảo chất lượng, hiệu quả và an toàn để sử dụng. Sau ngày này, nhà sản xuất không còn chịu trách nhiệm về chất lượng sản phẩm.

Như vậy, chúng ta đã hoàn thành phần hướng dẫn nghiệp vụ Phiếu trả hàng nhà cung cấp . Cảm ơn các bạn đã đọc bài hướng dẫn của Team NaSys chúng tôi và hẹn gặp lại trong những bài hướng dẫn sau.